Property Manager bei der BIM

Ein verbindliches Lächeln, ein fester Händedruck – Oliver Sachs ist Property Manager bei der BIM. „Wir sind die Hauptansprechpartner für die Kunden“, erklärt er den Kern seiner Aufgabe. Er findet nicht nur Lösungen für technische, kaufmännische und infrastrukturelle Fragestellungen bei Gebäuden, er weiß auch, sie den Mietern zu vermitteln.

Einkäufer bei der BIM

"Arbeit muss Sinn machen." Davon ist Daniel Schab überzeugt. Als er 2007 zur BIM ging, hat er danach gehandelt.

Geboren ist er in Magdeburg. Zum Studium, das er als Diplom-Ingenieur für technisches Gebäudemanagement abschloss, ging er nach Berlin. Nach seinem Masterstudium arbeitete er fünf Jahre in einem Ingenieurbüro und war mit der Planung und Bauleitung für das Schloss Bellevue betraut und bald auch mit der Planung für Teile des Auswärtigen Amtes. „So interessant das auch war, wollte ich doch etwas machen, das mir mehr Gestaltungsfreiheit bot“, erinnert sich Daniel Schab. Die Kenntnisse, die er sich beim Bund als öffentlicher Bauherr für diese Objekte erworben hat, sind ihm für seine jetzige Tätigkeit von großem Nutzen.

Zum Gestalten bietet die Abteilung Einkauf reichlich Gelegenheit. Seit einem halben Jahr ist er auch mit den Vergabeverfahren für Facility Management-Dienstleistungen und diverse Bauleistungen auf dem ehemaligen Flughafengelände Tempelhof beschäftigt. „In dem Moment, als die Entscheidung für Tempelhof bekannt gemacht wurde, lief die Zeit. Denn die Termine für die Bread & Butter stehen. Manchmal ist es nicht einfach, klarzumachen, dass dieses Projekt Vorrang haben muss“, fügt Daniel Schab hinzu. Andere Objekte werden natürlich nicht vernachlässigt. Parallel wurden die Verhandlungsverfahren der Facility Management-Dienstleistungen am Fehrbelliner Platz und der Energiesparpartnerschaften diverser Objekte für die nächsten zehn Jahre durchgeführt.

Ein arbeitsaufwendiges Projekt war zum Beispiel die Ausschreibung für die Reinigungsleistungen der 74 Feuerwehrliegenschaften. Jede Liegenschaft hat eine andere Ausstattung. Vier gut gefüllte Aktenordner nur für die Leistungsbeschreibung zeugen vom Arbeitsumfang. Immerhin handelte es sich um ein 2,3 Millionen-Projekt für die gesamte Vertragslaufzeit. Die gute Vorbereitung und Zusammenarbeit mit den Kollegen vom Property Management haben ihm dabei sehr geholfen.

Überhaupt Vergaberecht: am Ende müssen die Verträge hieb- und stichfest sein. Man muss wissen: was ist ein öffentlicher Auftraggeber, wie muss er sich verhalten im nationalen und Europarecht und vieles mehr. Besonders wichtig ist auch die Landeshaushaltsordnung und aktuell die Kenntnis über die Bestimmungen des Konjunkturpaketes. Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, ist er rechtlich zu prüfen, um glasklare Formulierungen zu erreichen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass ein Vertrag auch gelebt werden muss. Abstimmungen mit den Fachbereichen sind darum unumgänglich.

Einkäufer haben nicht nur mit Bau-, Dienst-, Liefer-, Planungs- und Beratungsleistung zu tun, auch mit den Dingen des täglichen Bedarfs wie Papier und Bleistift oder Heizöl. Das Land Berlin hat – entsprechend einer Ausschreibung – Sammelbestellungen für alle Verwaltungen vorgeschrieben. „Es gefällt mir, dass wir im Einkauf mit allen Bereichen der BIM zu tun haben und man an sehr unterschiedlichen Projekten seinen Anteil hat. Das ist vielseitig und spannend.“ Allen Bereichen klar zu machen, dass Einkauf nicht nur Vergaberecht, sondern auch wirtschaftlich einkaufen heißt, und zwar mindestens so wirtschaftlich, wie man es auch für sich privat machen würde, trifft jedoch nicht immer auf ein ungeteiltes Echo. Diese Erkenntnis begleitet Daniel Schab mit einem charmanten Lächeln und der Zuversicht, Einsicht zu erreichen.

Buchhalterin bei der BIM

"Mein Job ist so vielfältig wie die Jahreszeiten!" beschreibt Katja Dörfer ihre Arbeit. Im Alltag der Buchhalterin gleicht kein Prozess dem anderen. Ein breites Spektrum an Zahlen und Daten ist an der Tagesordnung - von der Zuarbeit zum Jahresabschluss bis hin zu Buchungen und Mahnungen.

Betriebskostenabrechnungen und die Abrechnungen der diversen nutzerspezifischen Maßnahmen machen einen sehr großen und wichtigen Teil der Arbeit aus. Auch die enge Zusammenarbeit mit dem ganzen Kollegium trägt zur täglichen Abwechslung bei, denn oft erfordern bereichsübergreifende Abläufe genaue Absprachen.

Doch nicht nur der Beruf ist geprägt von bestimmten Eigenschaften, sondern auch die Buchhalterin muss entscheidende charakterliche Züge aufweisen, um dauerhaft erfolgreich in ihrem Job zu sein. So helfen Stressresistenz und ein klarer Kopf dabei, all die unterschiedlichen Aufgaben zu bewältigen. Um Struktur und Ordnung am Arbeitsplatz zwischen allen Papieren zu wahren, ist ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl und Gewissenhaftigkeit wichtig. Da im Rechnungswesen stets auf exakten Informationsaustausch Wert gelegt werden muss, gehen Teamfähigkeit und Genauigkeit im Alltag Hand in Hand und dürfen daher auch bei einem Buchhalter nicht fehlen.

Mit diesen Aufgaben und der zusätzlichen Verantwortung als IHK-geprüfte Ausbilderin der nächsten Generation "Buchhalter" ist der Tagesplan von Katja Dörfer täglich ausgelastet und lässt keinen Platz für Langeweile.

Portfoliomanagerin bei der BIM

"Idealtypisch kann ein Projekt nie sein." Als Tanja Langhorst im Februar 2008 zum Unternehmen kam, hatte sie nur eine ungefähre Vorstellung davon, welche Aufgaben vom Portfoliomanagement der BIM bearbeitet wurden. Bereits nach wenigen Tagen wurde für sie erkennbar, wie groß das Spektrum der Tätigkeiten in diesem Fachbereich tatsächlich ist.

In kurzer Zeit lernte sie ihre neuen Kollegen sowie deren vielfältige und unterschiedliche Aufgabengebiete kennen. Diese reichen von der Bearbeitung der Grundsatzthemen (wie z. B. dem Geschäftsmodell der BIM, dem Beitrag zur Konsolidierung des Landeshaushaltes, politischen Abstimmungsprozessen und der Entwicklung weiterer Immobilienportfolios) über die Vorbereitung und Umsetzung strategischer Entscheidungen (durch die laufende Analyse des Immobilienbestands und den daraus resultierenden Standortoptimierungen und Portfolioprojekten) bis hin zum operativen Geschäft (wie z. B. der Vermietung, dem Verkauf, der Bearbeitung grundstücks- und nachbarschaftsrechtlicher Themen sowie der laufenden Berichterstattung u. a. an das Abgeordnetenhaus von Berlin oder den Aufsichtsrat).

Tanja Langhorst ist ein fester Bestandteil des für die Portfolioprojekte zuständigen Teams und betreut zudem das Immobilienportfolio der Berliner Feuerwehr und der Senatsverwaltung für Finanzen einschließlich der Finanzämter. Die gebürtige Berlinerin ist ausgebildete Kauffrau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft. Das sich anschließende Studium der Betriebswirtschaftslehre und ihre bisherigen beruflichen Stationen als Objekt-, Asset- und Fondsmanagerin sind eine gute Grundlage, ihre Fähigkeiten für das Portfoliomanagement optimal einzusetzen. Als Projektleiterin einiger erfolgreich abgeschlossener Umzugs- und Optimierungsprojekte weiß sie: „Den idealtypischen Ablauf eines Portfolioprojektes kann man zwar planen, aber nicht immer lässt er sich exakt verwirklichen. Am Beginn steht beispielsweise eine Strukturänderung mit einem Bedarfsprofil des Nutzers oder die Auflösung eines externen Mietvertrages und der daraus resultierenden Unterbringung in einem landeseigenen Objekt. Im Portfoliomanagement werden die Möglichkeiten der Finanzierung geprüft und Vorlagen zur Entscheidung für den Hauptausschuss des Berliner Abgeordnetenhauses oder den Aufsichtsrat der BIM ausgearbeitet. Dem gehen Abstimmungsprozesse mit dem jeweiligen Mieter, den beauftragten Architekten, den Kollegen der anderen Fachabteilungen im Hause voran. Der nächste Schritt ist die Erfassung der Kosten, um die dauerhafte Wirtschaftlichkeit festzustellen. Wenn Hauptausschuss und Aufsichtsrat zugestimmt haben, übernehmen die Kollegen vom Bau- und Umzugsmanagement das Projekt.“

Sind Bauarbeiten und Umzug beendet, erfolgt die Schlussabrechnung gegenüber dem Hauptausschuss. Gelungen ist ein Projekt nicht nur, wenn der Mieter zufrieden in seinen neuen Räumen ist, Kosten und Termin im Rahmen der Planung geblieben sind, sondern vor allem dann, wenn für das Land Berlin eine erhebliche Einsparung erzielt werden konnte. Dass es in diesem Sinne weiter vorangeht, darauf freut sich Tanja Langhorst.