Neben der effizienten und professionellen Bewirtschaftung der Gebäude übernimmt das Property Management auch viele weitere Aufgaben. Eine von ihnen ist das Umzugsmanagement.

Im Jahr 2009 wurden rund 300 Umzugsaktivitäten durch die Mitarbeiter des Bereichs gesteuert. Zum einen wurden für Mieter in den durch die BIM GmbH bewirtschafteten Liegenschaften Kleinst- und Kleinumzüge durchgeführt oder Umzüge im Zusammenhang mit Organisationsveränderungen oder nutzerspezifischen Maßnahmen beauftragt.

Zum anderen wurden Umzugsleistungen für 18 Portfolioprojekte und 28 Baumaßnahmen über einen längeren Zeitraum abgerufen. Im Vergleich zum Vorjahr eine Steigerung um 23 Prozent.

Zu den Umzugsleistungen für Portfolioprojekte zählt beispielsweise der Einzug des Landesamts für Gesundheit und Soziales in das baulich hergerichtete Dienstgebäude Turmstraße 21 im Gesundheits- und Sozialzentrum Moabit (GSZM).

Bei diesem Projekt gab es Umzugsaktivitäten an fünf Standorten innerhalb Berlins im Zeitraum April bis Juli 2009. Dabei wurden mehr als 750 Mitarbeiter mit rund 14.750 Umzugskartons und 3.500 laufenden Metern Archivakten umgesetzt.

Für ein anderes Portfolioprojekt steuerte das Team Umzugsmanagement den Umzug des Standesamts I von der Rückerstraße 9 in das Dienstgebäude Schönstedtstraße 5.

Zum Umzugsgut gehörten 65 Mitarbeiter-Arbeitsplätze, rund 1.600 Umzugskartons und mehr als 5.500  laufende Meter Archivakten, darunter sensibles Kulturgut wie Familienbücher und Urkunden.

Dies sind Beispiele dafür, dass Portfoliooptimierungen manchmal mit der Aufgabe von Flächen einhergehen und die Beschäftigten an einen neuen Standort ziehen müssen.

Oft werden Umzüge der Verwaltungen notwendig, weil sich deren Organisationsstruktur verändert hat. Auch Baumaßnahmen machen es mitunter erforderlich, dass die Mitarbeiter ihr Büro für eine Zeit lang nicht nutzen können. Ferner übernehmen wir als Dienstleistung für den Kunden kleinere Umzugsaufträge. In solchen Fällen kann ein Rahmenvertrag in Anspruch genommen werden, bei größeren Aufträgen sind öffentliche Ausschreibungsverfahren notwendig.

Da ein Umzug für den Kunden immer eine besondere Situation mit Einschränkungen und Veränderungen im Arbeitsablauf darstellt, bemühen wir uns, die Beeinträchtigungen möglichst gering zu halten.

Wir bereiten die Maßnahmen deshalb intensiv vor und planen diese optimal. Schon frühzeitig suchen wir den Kontakt zum Kunden, um alle erforderlichen Informationen einzuholen. Auch die enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der BIM hilft uns dabei, den Umfang der Umzugsleistungen und die gesamte Umzugslogistik abzustimmen.

Zu den Aufgaben des Umzugsmanagements zählen:

-         Kostenschätzung der Umzugsleistungen und die Vorbereitung von Ausschreibungsverfahren

-         Koordination, Steuerung und Überwachung der Umzugsleistungen

-         Abnahme der Umzugsleistungen und deren Qualitätskontrolle

-         Kostenverfolgung, Auswertung und Dokumentation der erbrachten Umzugsleistungen

-         Kundenbefragung

Die Meinung unserer Kunden ist uns besonders wichtig. Deshalb führen wir seit 2005 Kundenbefragungen zur Zufriedenheit mit den durch unseren Bereich erbrachten Umzugsleistungen durch.

Im Jahr 2009 waren 96 Prozent der Befragten mit diesen Leistungen sehr zufrieden. Über den Link auf der rechten Seite der Homepage erhalten Sie weitere Details zu der im vergangenen Jahr durchgeführten Kundenbefragung.

Über das erzielte  Ergebnis freuen wir uns und hoffen, dass Sie auch zukünftig gern mit uns zusammenarbeiten.

Ihr Team Umzugsmanagement
Annette Lolies & Ulf Handrek